Compartir información facilita la gestión empresarial

Te quiero enseñar un recurso de gestión empresarial que está al alcance de muchas empresas pero que no se utiliza por desconocimiento.

Se trata de compartir planillas de cálculo Excel.

¿Para qué se puede utilizar una planilla de cálculo?

Para hacer tablas de todo tipo, con cálculo, fórmulas o simplemente información.
Puedes tener un listado con los datos de:

  • La facturación
  • Tus clientes y proveedores
  • Las ventas y cobranzas
  • Listas de precios
  • Información técnica de tus productos y servicios
  • Áreas de cobertura de tu empresa
  • Cualquier otro dato que se necesites
  • ¿Para qué sirve compartir una planilla?

    Para que varios usuarios de una red puedan acceder y modificar los datos de una planilla.

    ¿Qué beneficio te da?

    Permite que los datos estén al alcance de todos los integrantes de tu organización actualizados en tiempo “casi” real.

    ¿Qué necesito?

  • Debes tener las computadoras en red.
  • El archivo a compartir debe estar en una de las computadoras.
  • Ese archivo debe estar “compartido” y debes habilitar la “lectura y escritura”
  • Las demás computadoras que quieran acceder a la información deben tener Microsoft Excel instalado.
  • ¿Cómo se hace?

    Lo más práctico es que cada computadora tenga un acceso directo al “archivo original y único”, si no lo tienen deberán ir a “mis sitios de red” y buscar el archivo cada vez.

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    A partir de ese momento será como trabajar con una planilla cualquiera pero habrá que tener las siguientes precauciones:

  • La información se actualiza cuando uno guarda.
  • En el momento de guardar se modifica el archivo único.
  • Al guardar no sólo uno envía las modificaciones que uno hizo sino que también recibe las modificaciones que guardaron otros desde la última vez que uno guardó.
  • Las modificaciones que uno envía al guardar el documento estarán disponibles para los demás usuarios recién cuando estos actualicen guardando.
  • Si un usuario está guardando los otros no podrán hacerlo simultáneamente, al intentar guardar aparecerá un cartel indicando que el archivo está bloqueado y habrá que esperar a que el programa habilite el guardado.
  • De la misma manera el archivo se podrá abrir de a uno a la vez, o sea que no se podrá abrir ni grabar simultáneamente pero si podrán tenerlo abierto muchos usuarios a la vez.
  • Si más un usuario modifica la misma celda simultáneamente habrá un conflicto y el programa va a preguntar qué información es válida.
  • Te recomiendo esta técnica para potenciar las posibilidades de las planillas de cálculo en la administración de una pequeña empresa.

    La cantidad de usuarios estará limitada por la velocidad de la computadora donde se alojen los archivos, lo crítico que sea acceder a la información actualizada y la frecuencia de las actualizaciones.

    Me gustaría que además de poner en práctica esta técnica me dejes tus preguntas y comentarios en el formulario que aparece abajo o presionando en “Añadir un comentario”. Yo te responderé personalmente.

    Gracias…

    Santiago Botas – Consultor de gestión empresarial
    Reporte gratuito: Mis mejores técnicas para comunicación por email

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