Gestión empresarial – Administrar y enviar correo electrónico

Estas técnicas son fundamentales para aumentar la conversión de prospectos (personas interesadas en tus productos) en clientes. Y cuando aumentan las ventas aumenta la facturación (dinero que entra a nuestra empresa) que es uno de los recursos más importantes de la gestión empresarial.

La elección del servidor (donde se alojan los mails), dominio (lo que va luego de la @) y el nombre de usuario (lo que va antes de la @) del email son muy importantes.

No uses el servidor de tu proveedor de conexión a Internet (generalmente empresas telefónicas de televisión o de datos), no representa a tu empresa, además perderás la dirección si cambias de proveedor.

Utiliza un dominio propio @tuempresa.com

Para obtener un dominio propio debes registrar el dominio en Estados Unidos a través de un representante, normalmente las mismas empresas de alojamiento (hosting), eso cuesta unos 10 dólares por año.

También puedes utilizar un dominio local de tu país que normalmente es más barato o inclusive gratis como en el caso de Argentina, en ese caso tu dominio será @tuempresa.com.ar.

Ese mismo dominio es el que utilizarás para tu sitio web, http://www.tuempresa.com o http://www.tuempresa.com.ar

Normalmente deberás tener varios usuarios aunque tu mismo respondas todos los mails. Recomiendo usar info como principal, luego los otros podrán ser ventas, consultas, compras o el que te parezca.

Según Wikipedia “Un cliente de correo electrónico, o también llamado en inglés mailer o Mail User Agent (MUA) es un programa de ordenador usado para leer y enviar e-mails.”

Cuando configures el cliente de correo electrónico selecciona “dejar una copia de los mensajes en el servidor” y “quitar del servidor después de 10 días”. Te servirá por si borras un correo por error y quieres recuperarlo al tiempo que evitas que se llene la casilla y no pueda recibir más correos.

Cómo recibir y responder correos electrónicos

Cuando cada día enciendes la computadora, abres el cliente de correo electrónico y aprovechas para hacer algo, dale a tu ordenador el tiempo necesario para bajar todos los mails, puedes aprovechar para bañarte, desayunar, vestirte, ordenar la correspondencia, lo que sea.

Empiezas eliminando spam y clasificando los mails.

Marcas los importantes y empiezas con esos y dejas las consultas regulares para después.

Te recomiendo que saques un Gmail o Hotmail para uso personal, así no se te mezclarán los temas personales con los de trabajo y no perderás tiempo ni foco al momento de hacer tu trabajo.

Caso práctico de envío de correos electrónicos

Lunes, feriado en Argentina, aprovecho para ponerme al día con unos mails que quedaron del viernes y los que llegaron en el fin de semana.

Algunos son del exterior, esos los contesto normalmente, ten en cuenta que en China empiezan a trabajar unas 12 horas antes que en América, o sea que si contestas el domingo a las 10 de la noche para ellos es lunes 10 AM.

Otros son de Argentina, podría contestarlos, de hecho antes lo hacía hasta que recibimos comentarios del tipo “recibí un mail el domingo a las 10 de la noche, parece que trabajan desde la casa, creí que era una empresa grande”.

Entonces ¿cómo hacemos para adelantar el trabajo sin que sea contraproducente?

Hay 2 opciones, o contestas programando la entrega para las 8 de la mañana (se enviará en cuanto enciendas la computadora) o los mandas a la carpeta de borrador y los envías el próximo día hábil a primera hora.

Recuerda, cuanto menos tiempo tardes en hacer tareas rutinarias mas tiempo tendrás para la gestión empresarial que en definitiva es lo que va a asegurar el crecimiento y supervivencia de tu empresa.

Me encantaría que apliques estas técnicas y luego me dejes tus preguntas y comentarios en el formulario que aparece abajo o presionando en “Añadir un comentario”. Yo personalmente responderé tus comentarios.

Santiago Botas – Consultor de gestión empresarial
Creador del curso: GestiónEmpresarialRentable.com
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